» Comité des élèves

Comment nous écrire, nous rejoindre ?

Un groupe WhatsApp existe pour recevoir idées et propositions. Pour rejoindre le groupe, il suffit de scanner le code QR (avec une app qui le permet, Snapchat par ex. ou cliquer dessus).
Pour proposer l’idée puis la concrétiser, il est possible de faire des projets en tant que collaborateur du comité. Cela limite l’engagement à long terme que signifie une admission.

Admission au Comité :

Rejoindre le groupe WhatsApp
Contacter l’administrateur et lui exprimer votre motivation
Si responsable et motivé: admission

Le Comité, c’est quoi ?

Le Comité c’est un groupe gymnasial qui sert à mettre en place les événements et accomplir des projets. Pour cela les membres (des étudiants de M, E et C) se rassemblent en réunion et s’organisent pour savoir qui fait quoi quand, ou ce qu’il y aura à faire. Chaque année le Comité présente le gymnase aux nouveaux étudiant·e·s, avant la rentrée.

Lors de ces réunions les avancées sont notées dans un fichier Word qui permet de résumer les points importants.

Projets

Ils vont de la création d’un Yearbook à la mise sur pied de débats entre les étudiant·e·s ou bien la création d’un sweat du gymnase. Ils doivent rester dans le cadre du gymnase et n’offenser personne. Un budget leur est alloué. Voir « gestion de Projet ».

C.V

Après deux ans au comité, le gymnase vous délivre une attestation officielle qui peut être jointe à votre C.V.

Restaurants

Chaque année les membres du Comité sont invités par le gymnase à partager deux repas. L’un pour l’accueil des nouveaux membres, vers la rentrée. L’autre pour clôturer l’année et préparer la suivante (vote du Président et des Responsables).

Un·e Président·e

Il/elle cadre le fonctionnement du comité et s’assure que les membres y soient bien, participent et y prennent du plaisir. Pour cela un contact renforcé avec la direction est nécessaire.

Les Responsables

Ils/elles s’occupent de mener à bien leur projet et répondent au nom de celui-ci. Ils sont au comité depuis plus d’un an.

Être membre, ça veut dire quoi ? et collaborateur ?

Ça veut dire : apporter des idées et de l’enthousiasme, être capable de parvenir à des buts fixés. Prendre part aux réunions (lorsque c’est possible). S’investir dans le quotidien du gymnase. Apprendre comment mettre sur pied des événements à l’échelle du gymnase. Vouloir faire connaissance avec d’autres étudiant·e·s (très sympathiques pour la plupart).

Les membres peuvent tous devenir Président·e au terme de leur première année au Comité et suite à un vote. Ils peuvent aussi devenir Responsables de projets — en général après un an au Comité pour qu’ils sachent comment ça marche.

Pour être membre, il faut être responsable.

Ça veut dire être prêt à discuter et à te remettre en question.

Les membres sont compréhensifs et doivent communiquer leurs attentes, interrogations ou incompréhensions — et ce rapidement.

Ça veut dire être prêt à assumer ton emploi du temps.
Les membres tâchent de prévenir leurs absences aux réunions et assument de ne pas toujours pouvoir tout faire dans leurs projets.

Ça veut dire être là quand le Comité a vraiment besoin de toi.

Certains projets ne sont pas des plus palpitants, mais la mission du Comité est de les mener à bien. Pour cela les membres doivent être prêt à participer.

et collaborateur?

Les collaborateurs sont des étudiant·e·s (de M, E et C) qui ont une très bonne idée mais qui ne se voient pas au Comité dans la durée.

Ils contactent le Comité grâce au groupe WhatsApp dédié. Le Comité, délibère puis assigne l’idée à un Responsable qui reprend contact.Puis l’idée est mise sous forme de fichier Projet du Comité. À partir de
là le Projet est lancé.

Le collaborateur est responsable de son projet, il a le soutien du Comité (budget, main d’œuvre, communication). Un Responsable l’aide dans ses démarches et doit défendre le projet au Comité.

Comment gérer un projet ? exemples ?

Tout d’abord, un projet c’est l’ensemble des actions qui permettent de faire aboutir une idée. Cette idée est présentée lors d’une réunion du Comité par un membre (qui en deviendra Responsable). Les idées peuvent provenir d’étudiant·e·s non-membres, ils deviennent collaborateurs, ou de membres.

Ensuite, un projet comprend plusieurs aspects, qui doivent tous être structurés.

Pour cela un fichier Word a été créé. projet n°0

Une fois ouvert, plusieurs champs s’ouvrent qu’il suffit de remplir, ils comprennent les principaux aspects du projet (participants, coûts, objectifs final/intermédiaire·s, investissements, lieux etc.)

Ce fichier sert de colonne vertébrale au projet. Il permet de synthétiser les démarches et attentes mises sur chaque participants au projet (que ce soit pour le·s Responsable·s, le·s collaborateurs ou simplement la direction).

Ce fichier est présenté au doyen avant sa mise en œuvre. De façon à s’assurer qu’il convienne à ce qu’il est acceptable de faire.

Puis le projet commence concrètement. Les responsables désignés tâchent de remplir les objectifs intermédiaires qui permettront de parvenir à l’objectif final. La responsabilité de chacun est primordiale.

Une fois le projet achevé, le Responsable déclare son achèvement (sur le groupe du Comité ou lors d’une réunion). Il est ensuite référencé sur la page du Comité sous « Exemples? »

Les participants sont libres d’avoir leur nom référencé avec ou pas.

Exemples

Tous les champs ne sont pas nécessairement remplis. Le fichier sert surtout à avoir une idée claire du projet, de ce qu’il y a à faire, de qui est à contacter.

Le projet doit suivre des critères moraux: n’offenser personne, ne mettre personne en danger, ne pas soutenir d’idées radicales.

Un budget est allouable lorsque toutes les dépenses sont connues.

Étapes typiques dans les projets:

Communication

L’élaboration d’affiches, la pose d’affiches et (dans un futur proche) une rubrique destinée aux projets en cours sur la page du comité. (Les affiches doivent être posée sur les panneaux verts — et surtout pas sur les colonnes!)

Organisation

Les rôles sont distribués en fonction des facultés de chacun. Le Responsable s’occupera surtout de coordonner le tout. Il doit
apprendre aux nouveaux comment faire et prendre conscience de leurs capacités propre.

Concrétisation

Chaque participant fait son rôle. Il arrive que des malentendus donnent lieu à des erreurs, c’est au Responsable d’y répondre. Le Responsable doit aussi s’assurer que cela ne se reproduise plus.

Imprévus

Les meilleurs moments. Lorsque le Responsable d’un projet voit les affiches de son projet posées sur des colonnes par exemple.

Liste de projets finis 2018-2019 :

Projet n°0 : création de deux fichiers Word pour faciliter et standardiser la création de projet et le suivi des réunions.
Projet n°1 : mise sur pied d’une journée de l’élégance (projet, affiche)
Projet n°2 : aide à la création d’un club de débats
Projet n°3 : création d’une page internet pour le Comité avec M. Laurent Michel